GDPR.portal

Opša uredba o zaštiti podataka o ličnosti (eng. General Data Protection Regulation – GDPR, u daljnjem tekstu: Uredba) stupila je na snagu u EU 25. maja 2016. godine i njene odredbe se moraju primenjivati u svim državama članicama Evropske unije u roku od dve godine. Rok za prenošenje odredni Uredbe u zakonodavstvo svake zemlje članice EU je takođe dve godine.

Uredba o GDPR-u nalaže preduzećima da pažljivije postupaju sa podacima o ličnosti koje prikupljaju.

Zbog ličnih podataka koje prikupljate o svojim kupcima, klijentima, zaposlenicima, članovima i sl., Dužni ste da:

• zabeležite sve lične podatke koje prikupite,
• dobijete odgovarajuću saglasnost za njihovu obradu,
• adekvatno zaštititi i obrađujete podatke o ličnosti koje ste prikupili
• ...

i svi mora da bude propraćeno odgovarajućom dokumentacijom.

U Srbiji se ovakva Uredba primenjuje od avgusta 2019. godine.

A. Prvi pristanak, novi korisnici

• Pisani pristanak

Popunjavanjem aplikacije koju šaljete klijentu putem pošte ili ste ga dobili od direktnog kontakta.
Ručno unosite podatke klijenta u sistem i priložite skenirani dokument.

• Elektronički pristanak putem online obrasca

Popunjavanje obrasca:

1. Provera da li su obrasci usklađeni sa zakonom
2. Provera identiteta
3. Potvrda identiteta:

• Pristup - Moj profil (GDPR.Portal), gde kontakt ima pregled vaših podataka, saglasnosti, tema obaveštavanja, kupovine, primljenih biltena
• Istovremeno, kontakt može rukovati svim svojim podacima i komunicirati sa ovlašćenim službenikom za zaštitu podataka (DPO).

B. Saglasnost već postojećih korisnika

Većina postojećih korisnika u bazi podataka nema odgovarajuću saglasnost, pa ih je potrebno pozvati da daju saglasnost.
Sticanje saglasnosti prema novom zakonu može se koristiti za ažuriranje postojećih baza podataka i dopunu podataka. Naročito, baze podataka vlasnika kartica nemaju registrovane e-mail adrese, što smanjuju troškove informisanja. 

• Pisana saglasnost

Sistem omogućava kontakte koji nemaju e-mail adresu, ali imaju adresu pošte kako bi generisali "serijska pisma" koja su im poslata redovnom poštom, da popunjavaju svoje podatke i vraćaju ih u kompaniju putem redovne pošte.

Podaci klijenta se unose ručno u sistem i u prilogu sadrže skeniranu pisanu saglasnost.

• Elektronska saglasnost može se poslati nezavisno ili na redovnim newsletter-om. Ona se automatski šalje korisnicima koji još nisu dali svoju saglasnost.

C. Održavanje saglasnosti

Dobijene saglasnosti se čuvaju na samoj kartici kontakta:

• Pismena saglasnost kao priloženi skenirani dokument
• Elektronska saglasnost, u elektronskoj formi sa podacima:
• - Datum i vreme unosa
• - Datum i vreme potvrde
• - IP iz koje se daje potvrda

Kompanija takođe mora da reguliše svoje radne procese, interne akte, politike, ugovore, deklaracije u vezi sa zaštitom ličnih podataka ...

Modul omogućava:

• sistemske datoteke sa podacima, politikama, izjavama na jednom mestu
• pristup individualnim politikama za sve zaposlene
• generisanje ugovora, izjava između kompanije i
• zaposlenih (izjava o zaštiti ličnih podataka)
• partnerskih kompanija o podacima o ugovorenim poslovnim procesima.

Procena uticaja (DPIA) je alat za identifikaciju, analizu i minimiziranje rizika od nezakonitog rukovanja ličnim podacima koji se mogu pojaviti u određenom projektu, sistemu ili korištenju tehnologije.

Koje su procene uticaja na zaštitu ličnih podataka?

Procene uticaja koji se odnose na zaštitu ličnih podataka (DPIA) kao sredstvo za identifikaciju, analizu i ublažavanje rizika po nezakonitog rukovanja ličnim podatacima, koji se mogu prikupiti kroz određeni projekat, sistemom ili tehnologijom. DPIA je prvo implementiran kao sredstvo za autore zakona, politika i projekata u Kanadi, Australiji i SAD. Polako, ovaj put je vodio i ka Evropi, gde je glavni podsticaj dat usvajanjem GDPR. Prema odredbama GDPR-a, DPIA je obavezna pod određenim uslovima. DPIA  se zasniva na sistematskom i pravovremeno prepoznavanje rizika za nezakonito raspolaganje ličnim podatacima, koji omogućava adekvatno upravljanje rizicima - blagovremena identifikacija, izbegavanja, smanjenja ili prihvaćen. Sa jedne strane DPIA je sličan inspekcijskoj zakonitosti obrade ličnih podataka koju sprovodi poverenika za informacije i gde je naglasak na ex-post određivanje u skladu sa zakonom, dok je svrha DPIA analiza ex-ante rizika i prilagođavanje i optimizacija procesa za pridržavanje zakonodavstvo.

Zakonitost organizacija DPIA?

Zahtevi za procenu uticaja definisani su članom 35. GDPR-a. U slučaju kada se, iz ocene uticaja zaštite podataka, čini da bi obrada izazvala visok rizik ako operator ne preduzme mere za smanjenje rizika, kontrolor mora konsultovati nadležni organ po zahtevu člana 36. GDPR-a pre obrade. Važna je uloga službenika za zaštitu podataka (DPO) u implementaciji DPIA (član 39). Pozadina, značenje i dodatne informacije u vezi sa DPIA takođe se pružaju u nizu uvodnih odredbi GDPR-a.